En Tarapoto, donde la dinámica comercial está estrechamente vinculada con las campañas agrícolas, la disponibilidad de un fertilizante, un producto fitosanitario o una recomendación técnica oportuna puede marcar una diferencia decisiva para el productor. En este contexto nació AGROINVPRO, nombre comercial de Granos & Fruit Exports del Oriente S.A.C., una empresa de la región San Martín que decidió convertir sus dificultades operativas en una oportunidad de transformación digital agrícola.
La empresa atiende principalmente a pequeños y medianos productores de las provincias de San Martín, Bellavista y Picota. Sus clientes trabajan con cultivos como arroz, maíz, cacao, café y papa, además de otros productos de importancia regional.
El arroz representa aproximadamente el 50 % de su mercado, mientras que el maíz concentra alrededor del 20 %. Su portafolio incluye fertilizantes, pesticidas, productos fitosanitarios e insumos destinados a la aplicación foliar y al mejoramiento del suelo.
Sin embargo, la propuesta de AGROINVPRO no se limita a la comercialización de productos.
“Escuchamos las necesidades del productor, evaluamos las condiciones de su cultivo y elaboramos recomendaciones de acuerdo con el tipo de cultivo, la etapa productiva, el suelo, el clima y los problemas identificados en campo”, explica Oswaldo Ylatoma Meléndez, ingeniero agrónomo, fundador y gerente general de la empresa.
Esta atención se complementa con visitas técnicas, seguimiento de cultivos, demostraciones de productos y días de campo. El propósito es brindar soluciones que ayuden a controlar plagas y enfermedades, mejorar el rendimiento y optimizar la producción agrícola.
El crecimiento también reveló nuevas dificultades
A medida que aumentaron los clientes, productos y operaciones, las herramientas tradicionales comenzaron a mostrar sus limitaciones. Los registros físicos, las hojas de cálculo, los mensajes de WhatsApp y un sistema básico de gestión funcionaban de manera independiente.
La falta de integración producía duplicidad de tareas, riesgo de errores, pérdida de información y demoras en la atención. Los datos recogidos durante las visitas técnicas y las recomendaciones agronómicas tampoco siempre quedaban centralizados para facilitar el seguimiento de cada productor.
Uno de los principales problemas se encontraba en la gestión del inventario. Actualizar el stock podía tomar hasta tres días. Durante una campaña agrícola de alta demanda, ese retraso dificultaba saber si un producto estaba realmente disponible.
La empresa se enfrentaba así a tres riesgos: quedarse sin insumos de alta rotación, acumular productos con poca demanda y perder oportunidades de venta por no disponer de información actualizada.
También resultaba complejo generar indicadores sobre ventas, inventarios, productos demandados, comportamiento de los clientes, zonas agrícolas, temporadas y desempeño comercial. Las decisiones se tomaban con información dispersa y, muchas veces, cuando la oportunidad ya había pasado.
De una necesidad operativa a un proyecto de transformación digital
Frente a este escenario, AGROINVPRO formuló el proyecto “Transformación Digital para la Optimización de Procesos Comerciales y Técnicos en la Gestión Agrícola de Granos & Fruit Exports del Oriente S.A.C.”.
La iniciativa fue ejecutada con el cofinanciamiento del Programa Nacional de Desarrollo Tecnológico e Innovación – ProInnóvate, del Ministerio de la Producción, en el marco del concurso Mipymes Digitales.
Para Oswaldo Ylatoma, el apoyo recibido permitió convertir una necesidad empresarial en un proyecto organizado, con objetivos, actividades, indicadores y resultados verificables.
“El financiamiento no reembolsable facilitó el acceso a soluciones tecnológicas que, para una microempresa, podrían ser difíciles de implementar únicamente con recursos propios”, señala.
Pero el proceso no consistió simplemente en comprar un programa. La empresa tuvo que revisar sus procedimientos, organizar la información, capacitar al equipo y adaptarse a una nueva forma de trabajo basada en datos.
Un ERP para integrar las áreas de la empresa
La principal solución implementada fue un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP. La plataforma centralizó la información correspondiente a ventas, compras, inventarios, contabilidad, operaciones y gestión de clientes.
También se incorporó un CRM para fortalecer el seguimiento comercial y organizar los datos relacionados con los clientes.
En el módulo de inventarios se registraron 211 códigos o SKU. Esta digitalización permite controlar las entradas y salidas, consultar la disponibilidad de cada producto, gestionar pedidos y analizar la rotación del portafolio.
El proyecto también incluyó la emisión de comprobantes electrónicos y la digitalización de la facturación. Antes de la implementación, emitir una factura podía tomar aproximadamente siete minutos. Actualmente, el proceso requiere alrededor de dos minutos.
La reducción equivale a una mejora aproximada del 71 % en el tiempo de emisión de facturas. En la atención diaria, este cambio significa menos espera, menores colas y una respuesta más rápida para los productores que llegan a la tienda.
Tableros para tomar decisiones con datos
La transformación digital agrícola también incorporó tableros analíticos y reportes automatizados. La gerencia puede ahora consultar indicadores de ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y desempeño comercial.
Durante la medición de resultados, el ERP permitió visualizar S/83 929 en cuentas por cobrar, S/51 542,13 en cuentas por pagar y un pedido promedio cercano a S/2 749.
Disponer de esta información en una plataforma centralizada facilita la planificación de compras, el seguimiento de cobranzas y la identificación de productos con alta o baja rotación.
Los datos dejaron de ser únicamente un registro de lo ocurrido. Ahora constituyen una herramienta para anticipar necesidades, preparar las campañas agrícolas y orientar las siguientes decisiones comerciales.
Las ventas pasaron de S/20 000 a más de S/59 000 mensuales
Uno de los indicadores más destacados fue la evolución de las ventas mensuales registradas. La empresa pasó de una línea base de S/20 000 a S/59 181 en la medición de salida.
Esto representa un incremento aproximado del 196 %, es decir, las ventas llegaron a ser casi tres veces mayores que el nivel inicial.
El crecimiento estuvo acompañado por la diversificación del portafolio y la priorización de productos con mayor demanda. Para ello, la empresa utilizó información histórica de ventas y datos recogidos directamente en el campo.
La tecnología permitió mejorar el control, pero también facilitó una mejor comprensión del mercado y de las necesidades de los productores.
Del trabajo interno a la visibilidad digital
El proyecto no se concentró únicamente en los procesos administrativos. AGROINVPRO desarrolló un sitio web para presentar la empresa, sus productos y sus servicios de asesoría técnica agrícola.
La plataforma fue diseñada para funcionar en computadoras y dispositivos móviles, incorporar canales de contacto por WhatsApp y publicar contenidos orientados al posicionamiento en buscadores.
Paralelamente, la empresa fortaleció su presencia en Facebook, Instagram y TikTok. El análisis del mercado, la identificación de públicos objetivos y la definición de lineamientos de contenido permitieron iniciar una comunicación comercial más organizada.
El sitio web empezó a recibir visitas y generó intentos de conversación mediante WhatsApp. Las redes sociales, por su parte, alcanzaron a nuevos usuarios y produjeron las primeras interacciones con la marca.
Esta presencia digital abre la posibilidad de compartir recomendaciones técnicas, presentar productos, llegar a nuevos agricultores y consolidar el posicionamiento de AGROINVPRO en el mercado agrícola de San Martín.
Una empresa más ágil y preparada para crecer
La transformación digital ha permitido que AGROINVPRO trabaje con mayor rapidez, trazabilidad y capacidad de respuesta. La empresa dispone ahora de información actualizada sobre sus ventas, inventarios, clientes y situación financiera.
También puede avanzar hacia un registro más organizado de las visitas técnicas, recomendaciones agronómicas y necesidades particulares de cada productor. Esta información será fundamental para brindar una asesoría cada vez más personalizada según el cultivo, la ubicación y la temporada.
La experiencia deja, además, un aprendizaje aplicable a otras micro y pequeñas empresas: digitalizar no significa únicamente incorporar computadoras, programas o plataformas.
“La transformación digital también implica revisar los procesos, capacitar a las personas, mantener información de calidad y generar una cultura de mejora continua”, destaca el fundador de AGROINVPRO.
Para las mipymes interesadas en seguir un camino similar, la recomendación es comenzar por identificar sus problemas internos, ordenar sus objetivos y evaluar las oportunidades de cofinanciamiento disponibles.
En AGROINVPRO, el proyecto representa un punto de partida. La empresa ha pasado de una gestión fragmentada y principalmente manual a un modelo más integrado, medible y orientado por datos.
La tecnología ya no es solamente un soporte administrativo. Se ha convertido en una herramienta para responder con mayor rapidez, atender mejor a los productores y construir una empresa agrícola preparada para crecer en un mercado cada vez más competitivo.
Proyecto ejecutado con el cofinanciamiento del Programa Nacional de Desarrollo Tecnológico e Innovación – ProInnóvate, del Ministerio de la Producción, en el marco del concurso Mipymes Digitales.
