En Ayacucho, una pequeña empresa dedicada a la comercialización de tableros de melamina y materiales para la industria del mueble decidió afrontar uno de los principales retos que enfrentan las mipymes peruanas: crecer sin perder el control de sus operaciones.
Universal Melaminas y Más S.A.C. atiende a carpinteros, mueblistas, fabricantes de muebles, instaladores, arquitectos, diseñadores, contratistas y clientes que requieren tableros, accesorios y servicios especializados. Su propuesta no se limita a la venta de materiales. La empresa también realiza corte, enchapado, ruteado y asesoría técnica para facilitar el desarrollo de proyectos de mobiliario y acondicionamiento.
Cada pedido exige la coordinación de diferentes áreas: ventas, compras, almacén, producción, facturación y despacho. Sin embargo, a medida que aumentaron las operaciones, también se hicieron más visibles las limitaciones de trabajar con registros manuales, hojas de cálculo aisladas y sistemas de información que no se comunicaban entre sí.
La oportunidad de cambiar esta situación llegó con el concurso Mipymes Digitales de ProInnóvate, mediante el cual la empresa obtuvo fondos no reembolsables para desarrollar el proyecto “Adaptación tecnológica y digitalización inteligente para el escalamiento comercial, eficiencia operacional y gestión de datos e información sistematizada para la toma de decisiones de manera ágil, segura y estratégica”.
De procesos desconectados a una gestión integrada
Antes de la intervención, Universal Melaminas y Más ya utilizaba computadoras, teléfonos móviles, archivos digitales y aplicaciones de oficina. El problema no era la ausencia completa de tecnología, sino la falta de integración.
La información de inventarios, pedidos, compras y producción se encontraba distribuida en diferentes registros. Para conocer la disponibilidad de materiales o verificar el estado de una orden, el equipo debía consultar archivos, revisar formatos o solicitar información directamente a otras áreas.
Esta forma de trabajo generaba retrasos, aumentaba el riesgo de errores y dificultaba la trazabilidad. También limitaba la capacidad de la empresa para analizar sus datos y tomar decisiones con rapidez.
El diagnóstico de brecha digital permitió priorizar tres soluciones: un sitio web, un sistema de planificación de recursos empresariales —ERP— y herramientas de analítica de datos. El ERP debía integrar producción, inventario, facturación, compras, recursos humanos, contabilidad y finanzas, gestión de almacén WMS y analítica de datos.
Las tecnologías digitales implementadas
El proyecto permitió implementar el cien por ciento de las tecnologías priorizadas y alcanzar un nivel de madurez digital 3, según el Resumen Ejecutivo.
El primer componente fue un sitio web desarrollado en WordPress y alojado en el dominio umm.pe. La plataforma es autoadministrable, responsiva y cuenta con una estructura orientada al posicionamiento orgánico en buscadores.
La empresa también configuró Google Analytics para medir visitas, comportamiento de usuarios e indicadores de marketing digital. Esto permitió pasar de una presencia digital limitada a una gestión más estructurada de su visibilidad en internet.
El segundo componente fue la implementación de un ERP modular. La solución incorporó la gestión de compras de materia prima, inventarios de productos terminados, codificación de productos, lotes y colecciones, guías de remisión y facturación homologada con SUNAT.
Además, se integró un Sistema de Gestión de Almacén o WMS, diseñado para organizar las ubicaciones de los materiales, registrar los movimientos del inventario y mejorar la trazabilidad desde el ingreso de los productos hasta su despacho y venta.
El tercer componente fue la analítica de datos. Se desarrollaron paneles de monitoreo de indicadores que permiten consolidar información proveniente de los módulos del ERP y facilitar la toma de decisiones comerciales, operativas y logísticas.
Resultados de la transformación digital
Los primeros resultados muestran mejoras concretas en diferentes áreas.
La empresa pasó de no registrar visitas en un sitio web a evidenciar visitas mensuales. El seguimiento de pedidos pasó de una línea base de 0 % a una cobertura del 100 % en el sistema.
En inventarios, la rotación mejoró del 80 % al 90 %. Esta mejora se relaciona con la sistematización del inventario en línea y la asignación de ubicaciones mediante el WMS.
La implementación también permitió registrar residuos generados durante la fabricación. La empresa empezó a controlar aproximadamente 200 kilogramos diarios de retazos y 40 kilogramos de aserrín, información que anteriormente no estaba sistematizada.
En compras, el ERP permitió gestionar un lote mensual de pedidos valorizado en aproximadamente S/243 671.
Los tiempos de atención al cliente disminuyeron de 30 a 28,5 minutos, mientras que el costo operativo mensual del proceso evaluado pasó de S/387 a S/367,65. Ambos indicadores reflejan una reducción inicial del 5 % durante las primeras semanas de uso del sistema.
Durante el piloto, las encuestas aplicadas registraron un 100 % de satisfacción entre los clientes consultados.
Competitividad basada en eficiencia y datos
La transformación digital no produjo un aumento automático de las ventas. El propio informe reconoce que los ingresos mensuales fueron afectados por el incremento del costo de los materiales y por competidores que mantuvieron sus precios.
Las ventas mensuales pasaron de aproximadamente S/232 984 a S/226 150 durante el periodo analizado. Sin embargo, este resultado permite entender que la competitividad no depende únicamente de vender más en el corto plazo.
La implementación tecnológica fortaleció la capacidad de la empresa para reducir errores, controlar inventarios, mejorar la atención, aumentar la trazabilidad y reaccionar con mayor rapidez frente a un mercado adverso.
Universal Melaminas y Más cuenta ahora con información integrada para evaluar compras, inventarios, producción, pedidos y costos. Esta visibilidad permite identificar desviaciones, priorizar acciones y tomar decisiones con datos actualizados.
La empresa también fortaleció la autonomía digital de sus trabajadores. El proyecto incluyó pruebas, capacitación de usuarios, manuales de procedimientos y videos tutoriales adaptados a los diferentes roles.
El valor de los fondos no reembolsables
La experiencia muestra que los fondos de ProInnóvate pueden convertirse en una herramienta decisiva para las mipymes que desean modernizarse, pero que no cuentan con recursos suficientes para financiar por sí solas un proyecto integral.
El financiamiento permitió combinar tecnología, diagnóstico, acompañamiento, capacitación, indicadores y seguimiento. También exigió compromiso de la empresa, cumplimiento de actividades y una gestión ordenada del presupuesto.
El Resumen Ejecutivo concluye que Universal Melaminas y Más cumplió con el plan de implementación, alcanzó los indicadores de salida y ejecutó el presupuesto conforme a los procedimientos establecidos por ProInnóvate.
El caso demuestra que la transformación digital en mipymes no consiste solamente en comprar un software. Requiere revisar procesos, integrar información, capacitar al equipo y convertir los datos en decisiones.
Para Universal Melaminas y Más, el proyecto representa un paso hacia una empresa más organizada, eficiente y preparada para competir. Para otras mipymes peruanas, constituye una evidencia de que la digitalización puede comenzar resolviendo problemas concretos y midiendo resultados desde el primer día.
